数字化管理机组人员会议室,智能机场会议预约系统应用方案

　　当前时代数字化技术越来越成熟，机场作为承载人们出行运输任务，而每次飞行机组人员都会在飞行前开会进行飞行要注意的信息与对接沟通。一个好的智能机场会议预约系统可以避免机组人员会议时间冲突问题，解决会议室长期被占用的情况。通过集中数字化控制系统，统一管理和操作，协调工作，满足机场每天的会议室预定安排等各种问题。

　　需求背景：

　　1.机场每天都会有许多飞行任务，而机组人员都需要预定好会议室进行飞行前的沟通工作，没有合理的安排会引起许多后续问题。

　　2.机组人员的工作已有许多，传统的预定会议室需要繁琐的预约流程，增加工作人员的工作事项。

　　3.机场机组人员的通知方式落后，会议信息不能即时下发到每个参会人员，如更改会议信息或时间，需要每一个的进行电话通知等。

　　智能机场会议预约系统基于JAVA语言开发的B/S系统，系统组成包括会议室管理系统、数据库服务器、信息发布系统、客户端四大部分。在传统预约会议室的情况都是需要跑到会议室负责人哪里进行登记查看会议室使用情况，会议预订系统可以很好解决此问题，完善的数字化平台可以轻松在电脑前、手机前进行机场的会议室使用情况进行查询了解。一键式把会议信息、会议主题等相关信息发送到所有参会人员，会议参与者无论身在何处都能收到信息，高效沟通。

　　机场会议预约系统应用优势：

　　1.申请人登录会议预约系统，选择会议室预约，填写会议室申请，选定可预约的时间、可预约的会议室，填写会议主题、会议简介、参会人员等信息，填写成功，等待审批，无需向管理员打电话询问。

　　2.可以通过手机短信、邮件、钉钉、企业微信、公众号进行会议提醒通知功能，通知包括：会议预订成功、取消预订、会议变更、会前15分钟(时长可设定)提醒、会议结束提醒、通知内容手动填写(需要参加会议人员提前查看的文档，例如会议流程、着装要求、准备材料等)。

　　3.在会议门前会议门牌一体机展示会议室使用状态、预约安排表、正在进行的会议主题、组织者、会议进行时长等信息。如果没有会议安排，可以展示其他宣传或通知信息内容展示。

　　4.会议开始前，参会人员在会议门牌一体机通过身份验证，实现会议签到，身份验证方式包括：刷卡签到、人脸签到、指纹签到三种方式。

　　5.可实现会议室使用统计及费用统计功能，选定时间段内,部门使用明细列表，统计报表， 统计各会议室使用情况,明细列表，使用次数、预订时长、实际时长、预约准确率、使用率。

　　6.会议室经过审批后，会议选定的参会人员会收到相应的参会通知，无法参加人员也可在微信端进行请假，最终所有参会人员的出席情况会推送给申请人，无需一个个统计、汇总，提高会议效率。

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　　机场会议预约系统特色功能：

　　会议门禁联动：有权参加会议的人访客打开会议室门禁，保持会议不受干扰。

　　多种会议通知：会议审批时会将待审信息以短信、邮件、平台未读通知等方式推送到会议通知发送;审批通过后，会将会议通知按照申请时选择的通知渠道通知到各个与会人员。

　　灵活配置方式：用户可自定义会议室的资源及管理人员;系统提供常规会议、周期例会、临时会议等多种方式，针对不同的使用情景选择应用不同的会议类型。

　　预约一键操作：用户通过预约大表可直观的看到会议室占用情况，运用条件筛选等快捷搜索按钮，可推荐出符合开会条件的会议室。

　　自动签到统计：参会人员在会议智能终端上签到后，系统自动搜集、传送出勤数据，后台进行统计，形成汇总或明细报表及部门汇总或明细。

　　实时监控提醒：会议预约系统实时展示会议签到状况，同时，在终端设备上及时展示未到人员及明细，包含未到人员的姓名、部门、职位、联系方式等，方便用户及时与未到人员取得联系。

　　机场市场竞争日趋激烈，会议预约系统的应用促使会议工作流程更高效，数字化的管理让机场会议室场地得到合理分配和利用。广州朗歌是一家专注商业显示的厂家，十多年商业显示经验为多家国际机场建设专属的信息发布系统与会议预约系统解决方案，并获得一致好评!欢迎咨询。