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微信也可以预约会议室了!智能化会议室预约管理系统_会议室预订软件

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发表时间:2020-01-07 09:37作者:朗歌来源:广州朗歌网址:http://www.longosoft.com
文章附图

  在传统的会议中,无可避免会议室不够用及会议室霸占的状态,会议室预约需要到人事登记排队,并且一次一次的向人事咨询是否有空挡的会议室,浪费太多时间以及精力。随着信息科技的不断发展,移动办公的诞生,会议室预约管理系统可以轻松解决会议管理问题。那么借助于会议室预约管理系统能解决什么问题?有什么特点?朗歌小编带你一探究竟。


  朗歌会议预约管理系统可以随时通过后台,以网页的形式查询所有会议室的使用情况,可以迅速预定空闲会议室,并在第一时间以邮件、短信、微信等方式通知与会人员。设置在大厅、走廊的大屏幕(会议综合屏),会循环播放显示所有会议信息,像航班信息一样。装设在每间会议室门口的屏幕,显示会议室的房间号码、时间、本会议列表,以及当前正在进行的会议还可以显示滚动通知等其他内容。简化了会议室管理,灵活调度手段可以即时进行会议室预订,并且自动通知和与会者确认。所有用户无需安装和繁琐的配置,因为我们的会议室预约管理运行在服务器上.使用时所有要做的就是登录系统。会议室管理调度软件可以提高您公司的生产力和效率。对于全球企业来说,时间就是金钱-生产率的提高,可以促使节约更多的成本。

  

微信会议预约管理系统

会议室预约管理系统应用:

  一、智能提醒会议

  一旦预约会议室成功后,通过设置会前10-30分钟微信提醒,确保参加会议的所有人员都能准时参加,不会错过会议的召开。


  二、通过微信进行查询、预约

  以往的会议预定只能通过电脑端进行查询、预约。遇到在外出差无法在电脑跟前的,得一遍又一遍往人事打电话进行查询、预定,这样无法专心在外好好出差。而利用会议预约管理系统,可以通过企业微信或微信上实现查询会议室,选择好开会时间段,系统会自动识别出该时间段的空闲会议室,随时随地不受限制。同时,微信提前预约会议室,与数字标牌同步显示会议室状态。这样其他人也可以看到会议室的使用情况,避免浪费时间申请。


  三、自动上传会议纪要

  参加会议人员可以认真参加会议,无须一边记录一边听,会议的全过程通过系统自动记录会议纪要。每个参加会议的人员只要进入会议纪要TAB页面,便可查看、管理(搜索、导出、删除)每个会议的会议纪要。同时,还能能够复制会议纪要中的文字,高效又便捷。


  四、自动统计参会人数

  传统的参会人数签到除了要准备纸笔外,还要花费大量的时间去统计到场人数。现在使用会议预约管理系统通过二维码轻松签到,到场人数自动显示在大屏幕上,如果遇到请假人员还会自动连接到考勤系统,无须二次申请,大大提高了会议开展的效率。


会议预约管理界面1


会议室预约管理系统功能:

  可以改造线下型会议室管理,解决会议室管理的粗放性和提高人工管理的效率;也可以基于线上型管理,叠加会议室显示终端,使线上型管理更加完善,更加直观,更有效率。


  会议管理、会议室管理、显示终端管理、会议分析、系统安全模块、数据共享模块、系统开发模块等几大模块,根据用户的实际情况,组合成各种解决方案。特有的图形化界面,可以按时间查询,也可以按资源查询,更有单一大屏显示功能,所有预约信息一览无余。


  终端显示设备均采用故障自动恢复功能,无论是软件故障还是硬件故障,或是网络故障,终端都可以进行自我恢复,且支持工作时间和非工作时间的自动开关机管理。

  

会议室预订系统


会议室预约管理系统特点:

  会议室预定系统:在企业实际运营过程中,有时会出现会议室资源冲突的现象,而以往,一旦出现不同的会议组在同一时间使用同一会议资源的情况,比如同时在同一个会议室召开会议,结果造成了不必要的尴尬。在申请会议资源时对会议室的使用时间做了判断,如果存在同时同会议室使用的情况,会提醒申请者进行相关的处理,避免会议室资源使用的冲突,同时提高可大大提高会议室使用率。


  会议室预定审批:具有自动审批功能。管理员可对用户提交的会议室申请定单进行审批与调配,以便安排一些重要且紧急的会议。会议审批通过后,系统能够通过以太网将会议预订结果自动发送给参会人员及后勤服务部,后勤主管根据需求安排后勤人员进行准备工作,如排位安装及摆设,茶点布置、水果布置等服务。


  会议邮件通知:会议预订成功、取消预订、会议变更、会前15分钟(时长可设定)提醒、会议结束提醒、通知内容手动填写(需要参加会议人员提前查看的文档,例如会议流程、着装要求、准备材料等),(提醒方式:手机短信、邮件、企业微信)。


  统计功能:选定时间段内,A、 部门使用明细列表:日期、时间、时长、会议室名称、会议名称、预订人,统计报表:使用各会议:使用次数、预订时长、实际时长、预约准确率,B、 统计各会议室使用情况,明细列表:日期、时间、时长、会议室名称、会议名称、预订人,统计报表:使用次数、预订时长、实际时长、预约准确率、使用率。

  会议签到功能:系统页面签到,手机二维码签到,系统自动生成签到表。

  会议室资源管理:会议室资源信息的添加、删除、修改、会议室分组、设备类型、设备注册、公用设备、服务类型。

  会议服务项:勾选实现,茶饮、条幅、资料、姓名牌、用餐等(后台可添加)。

  会议设备选项:投影、音响、视频会议设备,投影仪(显示器)、白板、麦克、激光笔等(后台可添加)。


  会议信息显示:将会议室预定信息实时传递到每个会议室门口显示屏上,信息显示屏上实现显示当前正会议室状态,显示会议名称,会议时间,会议举办单位以及各时段本会议室预定情况。


  会议信息引导:将会议室预定信息实时传递到大厅及楼梯口等公共通道的显示屏上,信息显示屏上实时显示当天的会议室名称,会议名称,会议时间等预定信息列表,实现会议引导功能。


  会议信息模板编辑:可视化模板设计界面,能够设计、定制丰富的显示信息。通过模板设计器可以定制会议预订、企业文化、活动、宣传等各种的信息显示模板。


  在移动互联网时代,日常的会议管理无疑会影响企业的办公效率和无法提高企业竞争力。合理利用会议室预约管理系统软件在企业会议室查询与预定、管理,既能解决会议出现的问题,还能让会议开展变得高效便捷。轻松实现查询与预定,扫码签到,系统自动上传保密会议纪要等功能,同时,还打通请假出差系统,自动统计参会人数,让会议管理变得简单便捷。广州朗歌是一家专注于会议预约管理系统的厂家,拥有自主研发、生产和销售的团队,已效率多家政企单位进行会议室的升级改造工作。


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