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会议预约管理系统功能及应用价值详细讲解,你怎么能错过呢?

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发表时间:2019-12-05 11:41作者:朗歌会议预约来源:朗歌网址:http://www.longosoft.com
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  企业办公也逐渐实现移动化,企业办公方式的改革带动了会议的组织方式改革,由于目前许多大中型企业人手管理会议室,各楼层的会议室空闲。会议预约是解决研究某个问题或者作出重要决策的一个最常见渠道,公司开会频繁,会议室总是在使用状态,造成了会议室需求大,难预约的局面。为了进一步规范会议室的使用和预定管理,避免资源冲突,使用有效的会议预约管理系统尤为重要。


  预约会议室常见问题缺乏预定办法,使用会议室只能靠碰运气,或者在门口排队等着,会议室很多,但不知道哪一间空闲,只能一间间看过去,事先定好的会议室,别人不知道,捷足先登,自己反而要等在门口了,会议被打断,不断有人冒然闯入,就为了看看会议室是不是空闲。哪么会议预约管理系统有什么功能和应用的价值?小编今天带你深入讲解!


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  会议室预约管理系统功能特色

  PC端:系统拥有完善而高度灵活的权限设置方式,可分部门、也可以分楼层管理会议室,还可以实现不同权限的用户能够查看和使用的会议室不同

  移动端:朗歌会议预约管理系统完全可以通过移动端实现会议预定所有操作。可以通过手机随时查看、预定会议室,还可以完成会议留言、会议延长、提前结束等操作

  个性化流程定义:系统支持个性化流程的自定义,通过企业预定流程设置、特殊会议室限制设置、局部区域权限设置,实现不同区域、不同会议室的特殊化、个性化流程的设定

  会议预定屏:为用户在会议室门外进行查询及预约会议提供现场快速解决方案。实时显示当前会议室状态及预定信息,也可选配灯带屏通过红绿灯光快速查看会议室使用情况

  员工录入:系统支持批量导入、邮件分享、微信二维码扫描注册等多种注册方式,无需管理员一个一个的录入企业内人数众多的使用人员,通过手机转发二维码即可搞定一切

  多维度统计:系统提供按预订人员、按参会人员、按部门、按会议室等维度会议统计信息,并支持自定义统计日期、报表数据导出等功能,方便管理人员快速统计企业内会议室的日常使用率

  其他系统兼容:系统能够与多媒体信息发布系统、Office、钉钉、门禁等三方系统做对接,在不改变用户使用习惯情况下轻松实现会议预定,朗歌会议预约管理系统是一个高度开放、高度灵活的系统,可与各类系统对接,实现办公一体化,实现更多、更强的扩展功能。


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  会议室预定系统应用价值

  资源利用率最大化

  根据员工的需求预定会议,只需输入会议室大小、设备资源和服务和使用时间段各种条件筛选会议。使会议室相关资源利用率最大化。

    避免降低错误率

  预订、变更和取消服务等随时发起和快速通知,参会各方随时了解状态及变化,减少、防止预订错误或相关服务资源交付错误。

  提高会议效率

  会议预定,共享会议日程、参会人员、会议资料、历史参会、及时通知等功能,将减少会议无效沟通和协调过程,提高会议组织效率。

  智能精细化管理

  会议签到、会议临时预定/取消/延时,智能传感器探测自动释放无效资源、统计分析等精细化管理和流程设计,使管理更加智能高效。

 


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  会议管理系统特点

一、会议预定,统一界面展现查看

  1) 每个部门有若干个使用者,使用系统对会议室进行预约。

  2) 实现会议室的基本资料的管理。

  3) 会议在线预定,会议审核,会议查看,会议通知功能

二、邮件自动提醒

  1) 会议审核通过邮件自动提醒会与参与人。

  2) 会议取消邮件自动提醒参会人员。

三、多城市切换

  1) 支持多城市会议功能。

  2) 满足集团多城市,多分公司布局

四、会议关联提醒

  系统根据每天的会议自动与登录用户关联进行需要参加会议在一周会议表中颜色醒目区分,迅速定位当天,本周自己的会议安排。

五、会议预定审核

  1) 会议管理员审核功能。

  2) 多城市管理员划分,支持集团级应用。

  3) 会议未审核通过可以自主修改调整申请的会议。


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  会议预约管理系统只需要通过互联网或通过前端设备即可随时了解每个会议室的当前状态和预定情况,提高了会议室的使用率,节省会议组织者的时间。广州朗歌是一家专注智能化商显解决方案的厂家,在会议预约板块已研发生产对应产品十年,技术团队有丰厚的项目经验。欢迎咨询。



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